In jeder Phase der Erstellung: Das Beste aus der Pressemitteilung holen

Dieser Artikel entstand im Rahmen der Blog-Parade der Life Hackademy von Meike Hohenwarter unter dem Motto „Mach dir dein Leben leichter!“ 25 andere spannende Beiträge mit Life Hacks aus den Bereichen Investment & Karriere, Lifestyle & Beziehungen, Fitness & Gesundheit und Entfaltung & Spiritualität findest du hier.

Du suchst ganz handfeste Tipps für deine B2B-Pressearbeit, die dir die Arbeit im Alltag erleichtern? In jeder Phase der Erstellung einer klassischen Pressemitteilung – vor, während und danach – kannst du mit smartem Vorgehen das Beste aus deiner Arbeit herausholen.

Du weißt, dass das Unternehmen gerade auch im B2B mit Pressearbeit nur Pluspunkte sammeln kann – für Image, Vertrieb und Mitarbeitermotivation bzw. -suche. Spätestens wenn die Konkurrenz mit einem Unternehmensportrait in die Zeitung kommt oder deren Geschäftsführung ein Interview im Radio gibt, wird das Interesse daran steigen, für euer KMU ebenfalls Pressearbeit zu betreiben. Dazu ist Kontinuität wichtig. Denn steter Tropfen höhlt den Stein – und auch euer KMU wird es in mit einer positiven Berichterstattung in die Medien schaffen.

Für dich im persönlichen Berufsalltag ist natürlich wichtig, dass du die kontinuierliche Pressearbeit und die Aufgaben im B2B-Marketing gut verknüpfen kannst und sich der Aufwand lohnt. Da ist Effizienz gefragt.

Sicher fällt es dir leichter, am Ball zu bleiben und etwa alle zwei Monate eine wertige Pressemitteilungen zu verfassen, wenn du weißt, worauf du in jeder Phase der Erstellung achten kannst – und wie du noch mehr „Profit“ daraus schlägst.

Meine drei Tipps, die dir vor, während und nach der Erstellung einer Pressemitteilung helfen, effizient das Beste aus deiner Arbeit herauszuholen:

1. Phase: Multimedial denken bei der Recherche

Überlege schon bei der Themenrecherche, in welchen Formaten und mit welchen Bildern du das gleiche Thema kurz und knapp in euren Social Media Kanälen wieder aufgreifen kannst. Im Rahmen eurer B2B-Markenkommunikation. Die klassische Pressemitteilung ist heute teil einer Kommunikations- oder besser Multi-Channel-Strategie – und daher nicht „tot“, wie manchmal behauptet wird.

Der Recherche- und Abstimmungsaufwand für eine Pressemitteilung ist nicht zu unterschätzen und es wäre ineffizient, wenn die Informationen nicht weiter genutzt würden.

Wo kannst du den Inhalt und das geplante Bildmaterial nochmals – in anderem Format, in einem anderen Kanal – später oder zeitgleich wiederverwenden: „recyceln“?

Du kannst

• aus der Pressemitteilung eine News für die Webseite, Xing und LinkedIn erstellen
• für Facebook/Instagram das Bild mit kurzer Info posten
• aus Fakten und Zahlen eine Infografik erstellen und  posten
• freigegebene Zitate der Geschäftsführung oder von Kunden für Posts in Social Media nutzen
• das Kundenzitat (Testimonial) mit der Aussage für die Webseite einsetzen
• ein Video-Statement aufnehmen zu den Aussagen und teilen

Wichtig ist, dass der Inhalt für die Zielgruppe dort passt und du die Veröffentlichung auf den Kanälen vorher mit den Beteiligten abgesprochen hast. Es sollte eine Freigabe aller Texte und Bilder vorhanden sein. Hast du die Beschaffung des Bildmaterials bzw. die Bilderstellung, der Fototermin frühzeitig geklärt?
Idealerweise ist eine Content Strategie vorhanden, so dass deine Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort veröffentlicht werden.

Schaue auch, ob du schon beim Fotoschießen selbst eine Bilderstory oder ein Video für Social Media erstellen kannst, wenn es zum Anlass passt. Beispiel: Vorbereitung von Hausmessen, Bewerbertagen, Produktpräsentation

2. Phase: Beim Schreiben die Zielgruppen berücksichtigen 

Eine Pressemitteilung schreibst du nur für die Medienkontakte, die ein Interesse an einer Veröffentlichung haben könnten.

Also zum Beispiel Meldungen über Jubilare und Spenden an die Lokalpresse, einschließlich IHK-Magazin und ihre Online-Medien. Mitteilungen über Innovationen, Wachstum, wichtige Personalia und andere Unternehmenserfolge gehen an die Fach- und Wirtschaftspresse, print und online.

Je nach Informationsgehalt sind es die Nachrichten einen Versuch wert, auch überregional bekannt gemacht zu werden.

Den Verteiler solltest du dir daher immer gut überlegen. Entsprechend passt du die Erfordernisse dem Zielmedium an.

Das erhöht die Chance auf Veröffentlichung:

• Betreff und Teaser: Hier kannst du den Aufhänger gut variieren und an solltest den Text an den Bedarf der Zielgruppe anknüpfen
  • Beispiel: In einer Mitteilung zu einer neuen Software wirst du in den B2B-Medien und auf deiner Webseite den Nutzen herausstellen, für die Tagesmedien treten Kooperationen, Wachstumschancen, neue Arbeitsweisen oder auch die Anknüpfung an Trends wie Arbeit 4.0 in den Vordergrund
    
• Sind die Keywords für eure Webseite geklärt und hast du sie für die Pressemitteilung benutzt? Das ist wichtig, wenn du sie online stellst (Portale und eigener Pressebereich auf der Webseite).
  
• Welches Bildformat wird benötigt, für Print (mind. 300dpi) und Web (72 dpi reichen)?
• Hast du aktuelle Zahlen und Fakten aus den Fachabteilungen, gerade für die Wirtschaftspresse?
  • Beispiel: Eine Neuinvestition sollte in Zahlen abgebildet oder Auslastungsziele in einen Zusammenhang gestellt werden ( x% von y).

Die Sprache bleibt in jedem Fall sachlich und du streichst den Nutzen des Themas für die jeweilige Zielgruppe heraus. Denn Vorsicht: “Marketingsprech“ hat in keiner Pressemitteilung etwas verloren und wirkt unprofessionell. Auch wenn deine Chefin/dein Chef noch so sehr für seine Produkte und Firma brennt, ist Werbung tabu.

3. Phase: Kosten und Aufwand bei der Verteilung sparen

Bei wenigen, dafür ausgewählten Kontakten, brauchst du kein (teures) Presse-Verteiler-Tool. Hier kannst du einfach mit Word einen Serienbrief erstellen und im E-Mail-Format versenden oder – bei wirklich kleinem Verteiler – die Kontakte individuell anschreiben.

Du brauchst bei digitalem Versand kein Pressemitteilungsformular zu verwenden und im Anhang zu schicken.

Denn die meisten Journalisten freuen sich, wenn sie keinen Anhang öffnen müssen und direkt in der E-Mail deine Presseinformation finden.

• Schreibe:„Pressemitteilung der Firma xy:“ und nach dem Doppelpunkt einen passenden, interessanten Betreff, der die Öffnungsrate steigert.
• In der E-Mail verweist du kurz auf deine Pressemitteilung unten im Text.
• Bilder bietest du über Download-Links an, dazu schlägst du eine Bildunterschrift vor und lieferst den Bildnachweis.
• Am Ende stehen der Abbinder/Boilerplate und die Kontaktdaten des Ansprechpartners.

Wenn du sicher gehen willst, fragst du am besten nach, welches Format und welche Bildgrößen erwünscht sind und in welcher Form du die Redaktion kontaktieren sollst. Oft sind Bilder für die Online-Ausgabe mit geringer Größe direkt in der E-Mail in Ordnung. Sie dienen dem Redakteur auch als Vorschau.

Wenn du dich noch nicht in der Redaktion vorgestellt hast, kannst du all das erfragen, wenn du deine persönlichen Ressort-Ansprechpartner telefonisch recherchierst.

Unterscheidung Pressemitteilung und Exklusivbericht

Dein Thema ist nicht tagesaktuell, sondern einen längeren Text wert?

Nicht geeignet für eine normale Pressemitteilung sind in der Regel

• ausführliche Praxisbeispiele
• Unternehmensportraits oder
• Interviews

Hier wählst du lieber gezielt ein Medium für einen Exklusivbericht und nimmst Kontakt auf. Auch bei techniklastigen Beiträgen für Fachzeitschriften, die sich gerade im B2B lohnen. Mehr Informationen zum Exklusivbericht bzw. Fachartikel liefere ich in einem weiteren Blogbeitrag.

Und wie geht es weiter? Nachfassen und Pressespiegel

Du brauchst nicht bei den Journalisten nachzufragen, ob die E-Mail gut angekommen ist oder ob das Thema interessant für sie ist. Du kannst damit nicht beeinflussen, ob die Information in das Medium aufgenommen wird oder nicht und solltest das auch nicht versuchen. Das verärgert nur und hält außerdem von der Arbeit ab.

Wenn eine E-Mail zurückkommt, solltest du aber gleich deinen Verteiler mit neuen Kontaktdaten aktualisieren. Das ist dann wiederum eine gute Gelegenheit zur persönlichen Vorstellung am Telefon.

Wichtig ist, dass du dich darum kümmerst, die recherchierten Inhalte weiterzuverwenden (siehe oben) und – wenn die Medien sie veröffentlicht haben – einen ordentlichen Pressespiegel anzufertigen.

Denn auch wenn im Unternehmen die Pressearbeit oft nicht hoch gehandelt wird (vermutlich weil sie eben „nichts kostet“), ist der Geschäftsführung spätestens bei Neukunden- oder Gesellschafterbesuch ein gut gefüllter Pressespiegel wichtig.

Jetzt liegt es an dir, das Beste aus deiner Pressemitteilung herauszuholen.

Viel Erfolg!

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