Journalist:innen brauchen Informationen schnell, wenn sie sich entschieden haben, einen Beitrag zu eurem Unternehmen zu veröffentlichen. Oder im Zusammenhang mit euren neuen Produkten einen Artikel schreiben oder Infos zur Geschäftsführung brauchen. Wie bist du als PR-Verantwortliche bestmöglich vorbereitet?
Folgende Tipps möchte ich dir dazu geben:
Factsheet als Basis anbieten
Wenn du neu im Unternehmen bist oder „frisch“ zuständig für die Pressearbeit, wirst du selbst viel über das Unternehmen wissen wollen. Das trifft sich gut: Denn viele der Informationen, die du erhältst, brauchst du auch für den sogenannten „Waschzettel“ oder Factsheet.
Auf ein bis zwei Seiten (ideal ist eine) erhalten hier Journalist:innen alle wichtigen Informationen über das Unternehmen und beantworten die W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Wieviel? Für wen? Warum?): unter anderem zu Umsatz, Gründungsjahr, Geschäftsform, Standorte, Geschäftsführung, Anzahl der Mitarbeitenden, Produktpalette, Technologie, Mission und Positionierung im Markt. Sachlich und nüchtern. Mindestens einmal im Jahr wirst du die Informationen aktualisieren. Die wichtigsten Aspekte kannst du auch direkt auf der Webseite als Text oder in Bulletpoints bringen.
Bei Nachfragen verfügbar sein
Journalisten wollen die Informationen am liebsten „bis vorgestern“. Wenn du selbst eine Pressemeldung herausgegeben hast und nun weitere Nachfragen kommen, bist du ja bereits vorbereitet. Wenn du aber tiefergehende Informationen selbst nicht liefern kannst, solltest du schon vor Presseversand geklärt haben, welche Person genauere Fragen beantwortet. Die dann auch verfügbar ist. In kleineren Unternehmen wird das meist die Geschäftsführung selbst sein.
Übrigens reicht es nicht, auf der Presseseite nur ein Kontaktformular anzubieten. Ein Ansprechpartner sollte immer mit allen Kontaktdaten sichtbar auf der Seite platziert werden.
Informationen zur Geschäftsführung
Die Bilder der Geschäftsführung sind nicht älter als zwei Jahre. Dazu bietest du eine Kurzbiographie, damit das nicht erst bei einer Anfrage schnell und zwischen Tür und Angel abgesprochen werden muss. Die Informationen stellst du ebenfalls auf der Webseite zur Verfügung. Eine Kurzbiographie wird durch ein Statement der Geschäftsführung zusätzlich attraktiv, zum Beispiel zur Mission des Unternehmens. Natürlich kannst du diese Materialien bei Anfrage auch per Email persönlich verschicken.
Einfacher Download
Auf der Webseite – unter „Presse“ oder „Mediacenter“ stellst du Informationen und Dateien zum schnellen Download bereit:
- das Logo in verschiedenen Formaten, mindestens als EPS- und JPG-Datei
- Bilder, Infografiken zum Unternehmen in „klein“, „mittel“ (ca. 300 dpi), „groß“ im JPG-Format
- Videos im MP4-Format
- Texte wie den Factsheet im PDF-Format
- Digitale Pressemappe als Zip-Datei
Aktuelle Pressemitteilung
Zu den Text-Downloads gehört auch die aktuelle Pressemitteilung. Wenn diese außerdem kurz mit einem Text auf der Seite „angeteasert“ wird, ist das gut für die Suchmaschinenoptimierung eurer Webseite.
Zur Pressemappe findest du bei openpr ausführliche Infos.
Die aktuellen Produktfotos bzw. anlassbezogene Bilder (oder Videos/Audios)sind zum Beispiel Bestandteil einer digitalen Pressemappe, die du zu einem bestimmten Thema oder Termin zusammenstellst.
Alternativ bietest du deiner Kontaktperson einen Download-Link für Bildmaterial. Für Online-Medien natürlich auch für vorhandene, passende Audios/Videos, die zum Thema passen.
Nun hast du bereits gute Grundlagen für deine Pressearbeit geschaffen. Es rächt sich früher oder später, diese Dinge nicht parat zu haben.
